Bei der Digitalisierung von Prozessen spielen Effizienz und Produktivität eine große Rolle. Bei einem Geschäftsprozess handelt es sich um zusammenhängende und sich beeinflussende Ausübungen, welche Schrittweise erfolgen. Ziel ist es, ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Das kann zum Beispiel die Fertigstellung eines Produktes sein. Bei einem Geschäftsprozess steht immer die Steigerung der Wertschöpfung an oberster Stelle.

In Unternehmen gibt es Tag für Tag eine unendliche Anzahl an Geschäftsprozessen. Als ein gutes Beispiel dient hier der Urlaubsantrag.

Dieser wird vom Mitarbeiter ausgefüllt und an den Abteilungsleiter übergeben. Dieser muss nun den Urlaubsantrag genehmigen und unterschreiben. Ist dies geschehen, geht der Urlaubsantrag wieder zurück an den Mitarbeiter, der diesen gestellt hat. Dies dient als eine Art Bestätigung. Außerdem wird der Urlaubsantrag an die Personalabteilung weitergeleitet.

Würde man diesen Prozess nun digitalisieren, würden lange Transportwege vermieden werden und die Personalabteilung und der Mitarbeiter hätten viel schneller eine Antwort, als würde man hier mit „Zettel und Stift“ arbeiten oder mit dem online Prozentrechner.

Nun stellt sich natürlich die Frage, welche Prozesse man im Unternehmen digitalisieren kann und welche Prozessarten sinnvoll sind zu digitalisieren.

Prozesse digitalisieren – Was bedeutet das konkret?

Schnelle Prozesse steigern die Wettbewerbsfähigkeit von jedem Unternehmen und sorgen so für ein hohes Maß an Wettbewerbsfähigkeit. Durch die Digitalisierung der Arbeitswelt, werden die bislang analogen Informationen digitalisiert und verfügbar gemacht. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Hier sind auf den ersten Blick die Buchungsdaten ersichtlich, sodass die Digitalisierung sehr simpel umgesetzt werden kann. Damit wird Mehrarbeit vermieden, sodass auch hier wieder die Wirtschaftlichkeit gegeben ist.

Die Automatisierung durch Digitalisierung wird also zu einem der wichtigsten Schlüsselfaktoren, wenn man immer wieder den ein und denselben Prozess hat, wo auch dieselben Personen dran mitwirken. Hier spricht man auch von einem festen Workflow. Ist dieser nicht gegeben, kann es zu einem Problem kommen. Der Überblick über die Prozesse ist nicht mehr gegeben und Fehler können entstehen. Solche Fehler können weitreichende Folgen haben, die auch wirtschaftlichen Schaden nehmen können. Daher ist ein reibungsloser Ablauf durch digitalisierte Prozesse unabdingbar. Unternehmen sparen dadurch Zeit und Geld und vermeiden gleichzeitig Fehlerquellen. Außerdem sorgt die Digitalisierung von Prozessen für mehr Transparenz innerhalb des Unternehmens. Wichtig ist hierbei, dass man die Prozesse klar dokumentiert und transparent gestaltet.

Ihnen sollte bis hierhin schon aufgefallen sein, wie wichtig eine solche Struktur ist.

Vorteile der Digitalisierung von Prozessen

Die Vorteile, wenn man Prozesse digitalisiert liegen auf der Hand. Man verbessert die Geschäftsprozesse und optimiert sie. Außerdem fördert die Digitalisierung auch die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Mitarbeitern. Eine Sache steht bereits fest: Sie müssen den Wandel der Zeit mitgehen. Wenn Sie den Trend nicht wagen, dann werden Sie früher oder später von Ihrer Konkurrenz abgehängt. Das kann sogar zu einem wirtschaftlichen Totalausfall (Insolvenz) führen. Daher sollten Sie rechtzeitig über die Digitalisierung von Geschäftsprozessen nachdenken und diese in Ihrem Unternehmen einführen.

Finden Sie zunächst heraus, welche Prozesse Sie optimieren und digitalisieren können. Wo kommen immer dieselben Mitarbeiter zum Einsatz? Wo sind die Abläufe immer die gleichen? Hier können Sie beginnen und die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung wagen.

So sichern Sie sich auch künftig Kosten- und Produktivitätsvorteile. Egal ob als Produzent, Dienstleister oder Unternehmer selbst.

Was Sie bei der Digitalisierung von Prozessen beachten müssen

Im Jahr 2018 ist die EU DSGVO in Kraft getreten. Die sogenannte Datenschutzgrundverordnung macht es der Digitalisierung von Geschäftsprozessen nicht unbedingt einfach. So müssen hier hohe Standards und Sicherheitsvorkehrungen eingehalten werden. Hier empfehlen wir Ihnen, einen Datenschutzbeauftragten hinzuzuziehen, um eine rechtssichere Lösung gewährleisten zu können.

Unser Fazit zur Digitalisierung von Prozessen

Wir sind der Meinung, dass Sie früher oder später die Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren müssen. Wenn Sie nicht von Ihrer Konkurrenz abgehängt werden möchten, müssen Sie Ihre Prozesse optimieren und digitalisieren. Natürlich müssen das nicht sofort alle Prozesse in Ihrem Unternehmen sein. Man kann mit kleinen, einfachen Schritten beginnen und diese anfangen zu digitalisieren. Auch die Mitarbeiter müssen in diese neue Struktur eingearbeitet werden, sodass dies eine Menge Zeit in Anspruch nehmen kann. Langfristig werden Sie durch die Digitalisierung Ihrer Prozesse aber profitieren und eventuell auch zum Vorreiter Ihrer Branche werden.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei.